¿Cómo garantizar la continuidad del negocio? - Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio por el financiero Luis Coll.

27 de mayo de 2020

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Nos encontramos en una situación social y económica impredecible para todos. Tenemos que ser capaces de gestionar situaciones en las que debemos tomar decisiones sin tener toda la información que nos gustaría y teniendo una gran incertidumbre sobre como será el mundo en los siguientes días.


Por este motivo, es muy importante tener organizaciones resilientes. Tenemos que ser, las organizaciones, y por supuesto las personas, capaces de anticipar, responder y adaptarse a cambios incrementales y perturbaciones repentinas para sobrevivir y prosperar.

No deja de ser cierto, que por muchos planes de continuidad de negocio que hubiéramos tenido realizados y proyectados hubiéramos previsto, no hubiéramos adivinado la actual crisis sanitaria y económica en la que nos encontramos. Pero si es cierto, que si hubiéramos tenido un trabajo previo de continuidad de negocios sobre posibles amenazas que podríamos tener como punto de partida para tomar medidas y decisiones con mayor agilidad y seguridad de la que nos encontramos actualmente realizando.


Lo que propongo es la de crear un sistema que nos permita afrontar y superar, de la mejor manera posible, situaciones de incertidumbre, crisis y cambios que acompañan al entorno actual empresarial.


Para ello, utilizaría un sistema de trabajo que se comprende de estos diez pasos:



El primer paso es determinar el propósito del plan, que no es más que asegurar la continuidad del negocio, para ello debemos contar con un equipo preparado y comprometido.


El segundo paso es tener muy bien definidas cuales son nuestras actividades prioritarias. Debemos hacer un análisis profundo de nuestro negocio. Mi recomendación es hacer un análisis DAFO-CAME, tanto del global del negocio como de cada una de las líneas de negocio. Adicionalmente, realizar un análisis CANVAS con el objetivo de definir la propuesta de valor a nuestros clientes.


Una vez realizado este análisis, conoceremos cuáles son nuestras actividades prioritarias sobre las que debemos focalizar nuestros esfuerzos. Al tener claras nuestras actividades prioritarias, debemos pasar al tercer paso, conocer las necesidades para mantenerlas. Estas necesidades pueden ser por ejemplo el personal clave, suministros, clientes, proveedores… y conocer cuales es nuestro tiempo máximo tolerable de interrupción de estas necesidades, es decir, ¿cuánto tiempo puedo aguantar si mis actividades prioritarias se ven afectadas por no tener disponible los recursos necesarios para poder desarrollarla?


Llegados a este punto, paso cuatro, ¿qué riesgos nos pueden afectar? Está claro que no vamos a poder conocerlos todos, muy pocos vieron venir la pandemia con la que nos encontramos ahora mismo y eso que veíamos cómo estaba afectando a otros países. Pero debemos definir una matriz de posibles riesgos, de más probables a menos probables. A modo gráfico y de resumen, podemos plasmarlo en una plantilla como esta:

Ya conocemos los posibles riesgos, nuestras actividades prioritarias, nuestras necesidades, por tanto, vamos a definir las tareas y procesos para mitigar los riesgos asociados. Definamos políticas de mitigación de riesgo, por ejemplo:

Si finalmente se produce el suceso que explosione algún tipo de riesgo para nuestras actividades prioritarias que pongan en riesgo la continuidad de nuestro negocio, tenemos que poner en marcha nuestro sistema de respuesta frente a la emergencia (paso 6). Que a su vez lo vamos a dividir en:


1. Análisis Inicial de la Situación
2. Recolectar información
3. Comprobación de Riesgos
4. Relaciones Públicas
5. Toma de Primeras Decisiones


Adicionalmente, hay que tomar estrategias de continuidad de negocios. Estas estrategias deben ser SMART:


Specific (Especifica)
Measurable (Medible)
Achievable (Alcanzable)
Realistic (Realista)
Time (Tiempo)


Todo lo anterior se debe recoger en unos presupuestos que se definirán de forma anual, bianual, trianual… dependiendo del tipo de negocio, en el que una vez realizados, deberemos estresar con caída de ingresos, incremento de costes, cambios de estructura de costes… para analizar la necesidad de adoptar diferentes políticas.

 

Entre posibles medidas para conseguir la continuidad se pueden enumerar las siguientes:


- Medidas laborales:
o Gasto de personal. Relación Laboral o Autónomos
o Descuelgue de Convenio
o Modificaciones Sustanciales de Condiciones de Trabajo
o ERTE/ERE


Medidas Económicas-Financieras:
o Análisis de la estructura de costes. Coste Fijo vs Coste Variable
o Análisis de Rentabilidades
o Gestión de Clientes de Dudoso Cobro
o Reestructuración Financiera


Medidas Mercantiles:
o Optimización de Seguros
o Aplazamiento de Deudas


Medidas de Derecho Concursal:
Puede ser una medida con sentimientos encontrados. Por un lado, está el deseo de intentar la continuidad y por otro el posible daño reputacional.


Ya nos queda implantar este plan (paso 9). Para ello lo vamos a documentar, estresar y realizar simulaciones. Y como último paso (paso 10) debemos revisar y mejorar estos planes constantemente. Actualizándolo con cada posible cambio.


No pensemos que este plan de continuidad de negocio solo sirve para pandemias, desastres naturales (terremotos, tsunamis…) que parecen lejos de pasar en nuestra geografía. Pensemos por ejemplo en cambios legislativos en nuestros negocios, así como en cualquier posible amenaza.


Si nosotros trabajamos con esta metodología, ya habremos dado un gran paso frente a posibles competidores que no lo tenga realizado.


Aprovechemos el momento y pongamos todo lo que está en nuestras manos para que esta situación nos sirva para prepararnos para la próxima.

 



Luis Coll Pérez. Director financiero en MACRUN.

Antiguo alumno de:
Máster en Dirección Financiera (2018/19)
Máster en Administración y Dirección de Empresas (MBA 2010/11).